E-Mail richtig benutzen: Die Betreffszeile

Ich bekomme auf der Arbeit ca. 30-35 Mails am Tag und zu Hause ungefähr nochmal das Gleiche. Schätzungsweise 2/3 von diesen ganzen Mails haben entweder einen einsilbigen Betreff, oder so unsinnige Sachen wie: Frage, Gruß aus Köln oder Hallo im Betreff stehen. Übertroffen wird das ganze nur noch von den Leuten, die überhaupt nichts in den Betreff schreiben. Warum ist das nun so schlimm?

Zum einen ist es sehr schwierig nach einer bestimmten Mail zu suchen, wenn man sich nur noch vage an den Inhalt erinnern kann und der Absender dummerweise einer der o.g. Fehler begangen hat. Zum anderen ist es mühselig erst jede Mail zu überfliegen, um dann zu entscheiden, wohin die Mail gehört (Projekt x, Projekt y), ob sie eventuell zu einem Kollegen weitergeleitet werden muss, oder eben gar keinen Betreff hat, und man die Mail auf jeden Fall direkt anklickt, um zu schauen, was derjenige von einem wollte.

Daher plädiere ich für eine sinnvolle Nutzung der Betreffszeile in einer E-Mail und habe folgende Vorschläge parat:

• Die Betreffszeile für eine kurze Zusammenfassung des Inhalts benutzen (eigentlich banal, aber es sollte mal gesagt werden)
• Die Betreffszeile mit entsprechenden Flags am Anfang der Zeile in Form von eckigen Klammern versehen (z.B.: [Projekt x] Besprechung am 23.02.09 um 15 Uhr)
• Am besten den Betreff am Schluss einer Mail schreiben, da man dann genauer weiß, was man eigentlich in der Mail gesagt hat

Gerade den Vorschlag mit den Flags in der Betreffzeile würde ich persönlich am liebsten in jeder Mail haben, weil sich damit ganz wunderbar Filter für den Mail-Client einrichten lassen, damit Mails thematisch geordnet in ganz bestimmten Ordnern landen. Bisher muss ich immer wüste Filterregeln anwenden, die im Betreff und im Body der Mail nach ganz bestimmten Schlüsselwörtern suchen und diese Mail dann entsprechend verschieben. Das hat natürlich den Nachteil, dass bestimmte Mails falsch verschoben werden. (z.B. weil die gewählten Schlüsselworte zu allgemein waren etc.)

Bildquelle: http://photography.si.edu/SearchImage.aspx?id=5639